Allgemeine Geschäftsbedingungen

  1. Grundsatz

    2. 1.1. LotzApp ist ein Warenwirtschafts- und ERP[1]-System der Firma LotzApp Solutions GmbH. Es basiert auf modernen Webtechnologien und ist eine zeitgemäße Alternative zu teuren und komplexen ERP-Systemen anderer Anbieter. LotzApp fokussiert auf alle Organisationen und Betriebe in Lebensmittelsystemen (z.B. Bäuerinnen, Direktvermarkterinnen, Lebensmittelverarbeiterinnen, Produktionsbetriebe, Verkaufsläden und Webshops, Großhändler, Logistiker und Verteilplattformen, aber auch auf Handelsbetriebe, Handwerker und Dienstleister abseits von Lebensmittelsystemen. Organisationen jeder Größe können LotzApp als Software as a Service (SaaS) oder als individuell anpassbare Vor-Ort Installation nutzen.

  2. Geltungsbereich

    3. 2.1. Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „AGB“) gelten für die Nutzung der von LotzApp Development (nachfolgend „Anbieter“) bereitgestellten Software, dem Warenwirtschafts- und ERP System LotzApp (nachfolgend „Software“ oder „LotzApp“). Mit der Registrierung eines Benutzerkontos („Registrieren“ auf lotzapp.org) erklären Sie sich damit einverstanden.
    2.2. Nutzer im Sinne dieser AGB ist jede natürliche oder juristische Person, die ein LotzApp Benutzerkonto („User“) hat.
    2.3. Kunde im Sinne dieser AGB ist jede natürliche bzw. juristische Person, die mindestens einen LotzApp-Mandanten („Mandant“)nutzt.
    2.4. Die AGB gelten ausschließlich für die Nutzung der Software im Software-as-a-Service-Modell (SaaS). Für die Vor-Ort Installation der Software gilt die jeweilige Lizenz.
    2.5. Abweichende Bedingungen des Nutzers oder Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, es sei denn, der Anbieter hat deren Geltung ausdrücklich zugestimmt.

  3. Leistungsbeschreibung

    4. 3.1. Der Anbieter stellt natürlichen und juristischen Personen ein Warenwirtschafts- und ERP-System als Software zur Verfügung.
    3.2. Die Software kann auf zwei Arten genutzt werden:
    1. Software as a Service (SaaS): Die Software wird im Abo-Modell - einmalige Onboarding Investition zum Start, danach regelmäßige Zahlung einer B&E (Betriebs- & Entwicklung) Pauschale – als cloudbasierte Lösung genutzt. Die Abrechnung erfolgt auf Ebene von „Mandanten“. Die Daten werden auf Servern des Anbieters oder eines beauftragten Drittanbieters gehostet.
    2. Vor-Ort Installation: Diese Variante unterliegt nicht diesen AGB, sondern der jeweiligen Lizenz.
    3.3. Updates und technische Unterstützung werden im Rahmen der jeweiligen Nutzungsmöglichkeit geregelt (siehe Updates, Wartung und Support).

  4. Vertragsschluss und Nutzungsrechte

    5. 4.1. Der Vertrag über die testweise Nutzung der Software kommt mit der Registrierung eines Benutzerkontos („Registrieren“) durch eine natürliche Person zustande.
    4.2. Mit der Freischaltung eines Testmandanten für die Nutzung beginnt eine kostenlose Testphase von 30 Tagen für Kunden. Während dieser Zeit kann der Kunde die Funktionen des Testmandanten kostenfrei testen und nutzen.
    4.3. Ein kostenpflichtiger Vertrag entsteht, sobald der Kunde einen Mandanten bei LotzApp Solutions bestellt.
    4.4. Der Anbieter räumt dem Kunden ein einfaches, nicht übertragbares Nutzungsrecht für die Dauer des Vertrags ein.

  5. Benutzerkonten

    6. 5.1. Benutzerkonten („User“) Benutzerkonten gehören einer natürlichen oder juristischen Person und sind bis auf Widerruf kostenfrei.
    5.2. Löschung von Benutzerkonten
    • Ein Benutzerkonto kann nur gelöscht werden, wenn es mindestens ein weiteres Benutzerkonto für einen Mandanten gibt.
    • Wird ein Benutzerkonto gelöscht, bleiben verknüpfte Mandanten bestehen.
    • Die Löschung eines Benutzerkontos kann nur durch einen Benutzer mit Admin-Rechten erfolgen.
    5.3. Rollen und Rechte von Benutzerkonten Benutzerkonten können mit mehreren Mandanten verknüpft sein und haben für jeden Mandanten eine spezifische Rolle:
    • Administrator: Kann Einstellungen ändern, Benutzer hinzufügen/entfernen, Rechte von Nutzern definieren, diverse Vorlagen bearbeiten, Konfig-Einträge (Anpassung von LotzApp auf betriebsinterne Prozesse) selbst setzen.
    • Benutzer: Kann die Module bzw. Systemteile der Software nutzen, die im jeweiligen Mandanten aktiviert sind und für die der Benutzer auch die jeweiligen Rechte hat.
    5.4. Vergabe und Änderung von Rollen Änderungen an Rollen und Berechtigungen werden in einem Protokoll gespeichert, das für Admins einsehbar ist. Admins können alle Rollen, einschließlich Admin- und Mitarbeiterrollen, vergeben und entziehen.

  6. Mandanten

    7. Ein Mandant ist eine Instanz von LotzApp und oberste Ordnungseinheit der Software. Sie ist eine datentechnisch und organisatorisch abgeschlossene Einheit und entspricht normalerweise einer Organisationseinheit bzw. einer rechtlichen Entität/Firma. Der Mandant strukturiert somit die Nutzung der Software.
    6.1. Testmandanten Testmandanten sind während der Testlaufzeit für darauf berechtigte User kostenfrei in der Nutzung. Dort sollen keine kundenspezifischen Daten durch die User angelegt werden. Die Testmandanten besitzen anonymisierte Testdaten anhand derer die Funktionalitäten der Software getestet und verprobt werden können.
    6.2. Echtmandanten Echtmandanten müssen durch eine juristische oder natürliche Person bei LotzApp Solutions GmbH bestellt werden. Ab dem Bestellzeitpunkt werden Gebühren verrechnet, einerseits für die Einrichtung des Mandanten (=Anpassung auf die Geschäftsprozesse und Abläufe des Kunden), für die Einschulung und (etwaige) Datenübernahme aus einem anderen System. Zusätzlich zu diesen einmaligen Gebühren wird abhängig vom  aktivierten Funktionsumfang des Mandanten eine monatliche B&E (Betriebs- & Entwicklungspauschale) im Vorhinein fällig.

  7. Pflichten des Kunden und der Benutzer

    8. 7.1. Definition des Kunden und der Benutzer
    • Der Kunde ist eine juristische oder natürliche Person, die einen Echtmandanten beauftragt hat.
    • Benutzer sind natürliche oder juristische Personen mit einem Benutzerkonto.
    7.2. Pflichten des Kunden
    • Datensicherheit und Zugriffsverwaltung: Der Kunde stellt sicher, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf den Mandanten haben, und trägt die Verantwortung für alle Benutzer, die dem Mandanten zugeordnet sind. Der Kunde trägt die Verantwortung für alle Aktivitäten und Daten innerhalb der ihm zugeordneter Mandanten.
    • Rechtskonforme Nutzung: Der Kunde verpflichtet sich, die Software nur im Rahmen geltender Gesetze und den vertraglich vereinbarten Zwecken nutzen. Der Kunde darf keine unbefugten Änderungen an der Software vornehmen.
    • Richtige und vollständige Daten: Der Kunde ist verantwortlich für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Rechtmäßigkeit der von ihm eingegebenen oder verwalteten Daten. Insbesondere ist er verpflichtet, uns jede Änderung vertragsrelevanter Daten (Adresse, Bankverbindung etc.) unverzüglich mitzuteilen.
    7.3. Pflichten der Benutzer
    • Keine Übertragung auf Dritte: Benutzerkonten gehören einer natürlichen oder juristischen Person und können nicht übertragen werden.
    • Zugangsdaten sicher verwahren: Benutzer sind verpflichtet, ihre Zugangsdaten geheim zu halten und dürfen diese nicht an Dritte weitergeben. Sie als Benutzer sind dafür verantwortlich, die Sicherheit ihres Benutzerkontos und Passworts zu gewährleisten. Der Anbieter kann und wird nicht für Verluste oder Schäden haftbar gemacht werden, die sich aus deiner Nichteinhaltung dieser Sicherheitsverpflichtung ergeben. Sofern verfügbar, empfehlen wir allen Benutzern, die Zwei-Faktor-Authentifizierung für zusätzliche Sicherheit einzurichten.
    • Keine unbefugte Nutzung:
      • Benutzer dürfen die Software nicht missbrauchen (z.B. durch unerlaubte Weitergabe von Daten oder Manipulationen) und sie insbesondere nicht verwenden, um gegen Gesetze oder Vorschriften zu verstoßen.
      • Benutzer dürfen keine Informationen von Konten sammeln und verwenden, die nicht ihre eigenen sind.
      • Benutzer dürfen nicht versuchen, uns oder andere Benutzer zu täuschen, indem sie falsche Berichte machen oder sich als jemand anderes ausgeben.
      • Benutzer dürfen die Sicherheitsfunktionen der Software nicht umgehen oder stören.
      • Benutzer dürfen die Konfigurationen oder Operationen der Software nicht überladen oder stören.
      • Benutzer dürfen keine Viren oder Malware versenden oder speichern oder Tracking-Tools wie Web-Bugs und Cookies hinzufügen.
    • Meldung von Sicherheitsvorfällen: Sicherheitsprobleme oder unberechtigte Zugriffe müssen unverzüglich an den Anbieter gemeldet werden.
    Bei Missachtung der Pflichten behalten wir uns das Recht vor, jedes Konto jederzeit und ohne Vorankündigung zu sperren oder zu kündigen.

  8. Updates, Wartung und Support

    9. 8.1. Im SaaS-Modell stellt der Anbieter regelmäßige Updates zur Verbesserung der Software bereit. Diese werden automatisch implementiert.
    8.2. Störungen im SaaS-Modell werden vom Anbieter nach Bekanntwerden unverzüglich behoben.
    8.3. LotzApp als SaaS wird laufend weiterentwickelt. Für diese laufende Weiterentwicklung und die Betreuung durch einen LotzApp Mitarbeiter ist die regelmäßige B&E Pauschale durch den Kunden zu entrichten. (siehe 9.2.).
    8.4. Supportzeiten von LotzApp sind Montag bis Freitag von 08:00 – 17:00. Gesetzliche Feiertage in Österreich sind hiervon ausgenommen. Wird ein Support auch außerhalb dieser Zeiten benötigt, kann eine kostenpflichtige Servicepauschale vereinbart werden.

  9. Entgelte und Zahlungsbedingungen

    10. 9.1. Es werden einmalige Onboarding-Investitionen für das Aufsetzen und die Einrichtung des Mandanten sowie für eine etwaige Altdatenübernahme und die Einschulung verrechnet.
    9.2. Danach erfolgt die Nutzung im SaaS-Modell gegen Zahlung einer regelmäßigen Gebühr (Betriebs- & Entwicklungspauschale = B&E). Die Zahlung erfolgt, sofern nicht abweichend vereinbart, immer für ein Quartal im Vorhinein. Die Preise für die Nutzung sind abhängig von der Komplexität und Größe des Kunden. Wir stellen Ihnen Fragen zu ihrer Organisation und erstellen auf dieser Basis ein Angebot. Danach behalten wir uns vor, die Preise in regelmäßigen Abständen auf Basis des Verbraucherpreisindex anzupassen. Wir informieren die Kunden rechtzeitig im Vorhinein und räumen die Möglichkeit ein, vor dem Inkrafttreten der Preisänderung den Vertrag zu kündigen.
    9.3. Sofern sich aus der Produktbeschreibung nichts anderes ergibt, verstehen sich die angegebenen Preise als Nettopreise zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer.
    9.4. Die Zahlung der Onboarding-Investition ist analog zu den Zahlungskonditionen im Angebot zu leisten.
    9.5. Die Zahlung der regelmäßigen B&E Pauschale erfolgt über SEPA-Lastschrift per Einzug von einem Bankkonto. Ein befugtes Organ der Organisation muss dem Anbieter rechtzeitig ein SEPA-Lastschriftmandat für die Zahlung der laufenden B&E Pauschale ausstellen.
    9.6. Die Zahlungsabwicklung der B&E Pauschale erfolgt über ein Bankkonto von LotzApp. Wir ziehen den Rechnungsbetrag nach Erteilung des SEPA-Lastschriftmandats ein. Wird eine Lastschrift mangels ausreichender Kontodeckung oder aufgrund der Angabe einer falschen Bankverbindung nicht eingelöst oder widerspricht der Kunde der Abbuchung, obwohl er hierzu nicht berechtigt ist, hat der Kunde die durch die Rückbuchung des jeweiligen Kreditinstituts entstehenden Gebühren zu tragen, wenn er dies zu vertreten hat.
    9.7. In diesem Falle fordern wir den Kunden zur Zahlung auf. Ist nach zweimaliger Zahlungsaufforderung bzw. Mahnung die Zahlung immer noch nicht auf einem Bankkonto von LotzApp eingelangt, behalten wir uns das Recht vor, den Zugang zu den Mandanten des Kunden zu sperren bis die Zahlung erfolgt ist. Die in den Mandanten gespeicherten Daten bleiben erhalten.

  10. Urheberrecht und Eigentum an Inhalten

    11. 10.1. Die Software, einschließlich ihres Quellcodes, Designs und aller zugehörigen Inhalte, ist urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte an der Software verbleiben beim Anbieter oder den jeweiligen Lizenzgebern. Der Kunde erhält lediglich ein nicht übertragbares, nicht ausschließliches Nutzungsrecht für die Dauer des Vertrags. Für die On-Site-Version gelten die jeweiligen Lizenzbedingungen, die Vorrang vor diesen AGB haben.
    10.2. Die in einem Echtmandanten gespeicherten Inhalte und Daten bleiben Eigentum des jeweiligen Kunden. Der Anbieter verarbeitet diese Daten ausschließlich zur Erbringung der vertraglich vereinbarten Leistungen. Eine weitergehende Nutzung oder Weitergabe an Dritte erfolgt nicht, es sei denn, der Kunde erteilt eine ausdrückliche Zustimmung oder es besteht eine gesetzliche Verpflichtung.

  11. Datenschutz

    12. 11.1. Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten des Kunden gemäß den Bestimmungen der geltenden Datenschutzgesetze. Weitere Informationen sind in der Datenschutzerklärung und dem Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) einsehbar.
    11.2. Der Kunde ist verpflichtet, die datenschutzrechtlichen Anforderungen bei der Nutzung der Software einzuhalten.

  12. Haftung

    13. 12.1. Der Anbieter haftet für Schäden des Kunden nur bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit.
    12.2. Bei leichter Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur für Schäden aus der Verletzung wesentlicher Vertragspflichten, jedoch begrenzt auf den vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden.
    12.3. Der Anbieter haftet nicht für Datenverluste, es sei denn, diese sind auf vorsätzliches oder grob fahrlässiges Verhalten des Anbieters zurückzuführen.

  13. Laufzeit, Kündigung und Änderungen der AGB

    14. 13.1. Der Vertrag über die SaaS-Nutzung wird auf unbestimmte Zeit geschlossen und kann von beiden Parteien mit einer Frist von 90 Tagen zum Monatsende gekündigt werden. Die Kündigung seitens des Kunden erfolgt schriftlich per E-Mail an info@lotzapp.org.
    13.2. Nach der Kündigung kann der Kunde LotzApp nicht mehr benutzen, die Zugänge werden deaktiviert. Natürlich bleiben die Daten des Kunden bis zum Ende der gesetzlichen Behaltefrist (7 Jahre in Österreich) gespeichert. Sollte der Kunde Zugang zu seinen Daten benötigen, kann dies mit LotzApp im Anlassfall vereinbart werden bzw. können die Daten für den Kunden auch exportiert werden.
    13.2. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt vor, wenn dem kündigenden Teil unter Berücksichtigung aller Umstände des Einzelfalls und unter Abwägung der beiderseitigen Interessen die Fortsetzung des Vertragsverhältnisses bis zur vereinbarten Beendigung oder bis zum Ablauf einer Kündigungsfrist nicht zugemutet werden kann.
    13.3. Der Anbieter behält sich das Recht vor, diese AGB mit Wirkung für die Zukunft zu ändern. Änderungen werden dem Kunden mindestens sechs Wochen vor Inkrafttreten in Textform mitgeteilt. Der Kunde hat das Recht, den Änderungen innerhalb von vier Wochen zu widersprechen. Widerspricht der Kunde nicht, gelten die geänderten AGB als angenommen. Auf das Widerspruchsrecht und die Folgen der Nichtausübung wird der Kunde in der Mitteilung gesondert hingewiesen.

  14. Schlussbestimmungen

    15. 14.1. Es gilt das Recht der Republik Österreich unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.
    14.2. Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist der Sitz des Anbieters.
    14.3. Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.
Zuletzt geändert: 04.12.2025